CONSEIL D'ADMINISTRATION - Académie de Musique et de Danse

Conseil d'Administration ADMNET

Organisation de l’association

Elle est guidée par le Conseil d’Administration de l’A.D.M.N.E.T., soutenu par l’équipe pédagogique.

Le personnel technique, administratif et culturel de l’A.D.M.N.E.T. est constitué de membres bénévoles.

Notre association n’a plus de directrice administrative parmi ses salariés car son poste coûtait trop cher (l’équivalent de la subvention municipale qui sert à diminuer la cotisation des habitants de Saint-Jean. C’est aussi l’équivalent de 100 euros par adhérent pour sa cotisation annuelle)

Professeur et bénévoles forment une seule et même équipe soudée qui va dans le même sens : proposer des cours de qualité adaptés à chaque élève (niveau, âge, goûts, objectif de la formation… ).

L’administration

L’association est administrée par un Conseil d’Administration, guidé par un bureau, tous constitués de membres bénévoles. Il essaye de s’acquitter des différentes tâches administratives, de faciliter la vie de l’École, de préparer les activité et événements annuel de fédérer les professeur et d’informer les adhérents.

Assemblées générales

Si vous êtes adhérents, vous pouvez venir assister aux assemblées générales. Les documents associés aux différentes A.G. sont accessibles dans les convocations aux Assemblées générales.

LE ROLE DU BUREAU

L'ADMNET est une école qui pour exister a le statut d'association 1901 constituée le 03/11/1989 avec ses 8 professeurs salariés (la grande majorité en CDI) c'est aussi l'équivalent d'une PME avec un capital de 170.000 euros, avec tout ce que ça implique. Comme pour toute association, elle est constituée d'un bureau dans un Conseil d'Administration, à des statuts, et doit finir l'année scolaire à l'équilibre financier, ne dégageant aucun bénéfice. Le Bureau de l'ADMNET est constitué d'adhérents bénévoles qui guident le Conseil d'Administration afin de faire perdurer l'association. Il assure le fonctionnement quotidien de l'école. Il est constitué d'une Présidente, d'une Trésorière, d'un Vice-Trésorier, d'une Secrétaire.

LA PRÉSIDENTE

Il a la responsabilité des décisions prises par l'association.
Il doit avoir une vision globale et doit s'informer sur tout.
Il capitalise les erreurs du passé afin qu'elles ne soient pas reproduites.
Il est l'interface privilégiée avec : le département (ex-ADDA) ; la municipalité et l’ensemble des collectivités territoriales ; l'UDEMD ; les autres Écoles de Musique et de Danse ; La presse et tout autre organisme tels que les autres associations, de Saint-Jean ou autres.
Il est le responsable pédagogique et structurel de l’association.

En outre, il peut :
• animer l'association, coordonner les activités, diriger l’ensemble des salariés et instruire l’image de la pédagogie souhaité pour l’association;
• il supervise également la conduite des activités de l’association.
• assurer les relations publiques, internes et externes ;
• se charger de la signature des contrats, des embauches du personnel ;
• assurer la représentation de l'association pour tous les actes engageant l'association à l'égard des tiers ;
• lire le rapport moral annuel (ou un résumé) à l'assemblée générale.

Il est l'interface du bureau avec les salariés, le DRH :

· gère les ressources humaines,

· gère les mésententes entre les professeurs,

· gère les conflits au sein de l'association,

· assiste aux audiences du tribunal,

· représente de plein droit l'association devant la justice

· remet les soldes de tout compte au salarié lorsqu'il quitte l'association

· assure le point annuel avec les salariés

· aborde le thème des formations avec les salariés

LA SECRÉTAIRE

Le secrétaire
• tient le registre spécial réglementaire (modification des statuts et changement de composition du conseil d’administration).
• rédige les déclarations en préfecture
• tient la correspondance de l'association .
• rédige les chèques et les fait signer par le Président
• est responsable des archives
• établit les procès-verbaux des réunions
• joue un rôle clé dans la communication interne et externe de l'association, par exemple en tenant à jour les fichiers des adhérents, des partenaires, des médias, des fournisseurs...

• réserve un agent de sécurité (SSIAP) pour les concerts et autres manifestations
• Édite les factures pour les adhérents qui le demandent (pour leur CE ou autre).

Pour les Conseils d'Administration : Assemblées Générales Elle prépare les papiers nécessaires :
• Fiche de présence
• Documents concernés par l'ordre du jour
• Modèle de Compte-rendu
• Bulletins de vote à bulletin secret s'il y a lieu La secrétaire de séance
Lors des réunions du bureau, des Conseils d'Administration (C.A.), et des assemblées générales (A.G.) Elle a pour rôle de prendre des notes pendant la séance et de rédiger ensuite un compte-rendu qui sera communiqué au C.A., adhérents et professeurs

LA TRÉSORIERE

Partie « opérationnelle » et récurrente  Envoyer la fiche navette chaque mois à PSA31 en début de 3e semaine du mois (Attention aux frais de déplacement !) ;
 Paiement des salariés en CDI à partir des informations renvoyées par PSA31 et envoi de leurs bulletins de salaires ;
 Paiement des salariés auto-entrepreneurs à partir de leur facture ;
 Vérifie le paiement des cotisations, charges sociales (URSSAF, SACEM…) ;
 Paiement de toutes autres dépenses;
 Suivi des comptes/gestion des entrées et sorties d’argent.
Partie trésorerie de la gestion du personnel
 Traitement et envoi à PSA31 des feuilles d'arrêt Maladie
 Traitement et envoi à PSA31 des lettres de démission, des contrats de travail ou avenants…
 … Partie « analytique »
 Téléchargement de l'historiques des comptes tous les débuts de mois afin d'avoir le solde au dernier jour du mois et de pouvoir le croiser avec le bilan comptable ;
 Préparation du bilan financier, analyse des écarts avec la prévision initiale ;
 Préparation de la prévision financière de l’année à venir, analyses spécifiques permettant de déterminer le montant des cotisations de l’année suivante,
 Analyses ponctuelles de rentabilité de nouvelles activités envisagées,
 Préparation de la partie financière des dossiers de subvention.
 La négociation pour avoir une harpe à nous et ne pas la louer…
Partie Pratique  Rédiger des bordereaux de remise de chèque
 Apporter les chèques à encaisser à la banque
 Retirer un fond de caisse avant chaque événement avec buvette
 Rapporter le liquide à la banque
 Rédiger et payer par chèque quand le virement/paypal n'est pas possible
 Payer les professeurs en CDD/CDI par virement en fonction des bulletins de paie envoyés par PSA31
 Distribution aux salariés des bulletins de paie envoyés par PSA31
 Rangement des documents envoyés par PSA31 sur le Cloud Drive

ADJOINT AU SECRÉTAIRE

Assure les mêmes tâches en soutien à la secrétaire , et gère la partie du cas particulier du Fichier Adhérent.
Le fichier adhérent est le document central de l'école.
Son remplissage doit être effectué de la manière la plus rigoureuse possible. Sa mise à jour doit être fiable :
• les sommes et dates des prélèvements automatiques
• l'occupation des salles de cours
• l'emploi du temps de chaque élève
• l'emploi du temps de chaque professeur
• la génération des fiches d'inscription et de ré-inscription
• etc

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